Gestion des débours pour les micro-entrepreneurs

Les débours permettent aux micro-entrepreneurs, selon des conditions très encadrées, de déduire de leur déclaration de chiffre d'affaires les dépenses engagées pour le compte de leur client. Vous pouvez lire notre article détaillé sur ce sujet ici.

Jusqu'à présent, vous deviez faire manuellement ces déductions car notre outil n'était pas en mesure de les gérer. Dorénavant, lorsque vous établissez vos factures, vous pouvez indiquer qu'une ligne de facturation est de type "Débours" (au lieu de Achats, BIC ou BNC). Notre outil en tiendra compte de plusieurs façons:

  • le CA correspondant aux débours ne sera pas pris en compte dans le calcul des cotisations
  • comme pour le reste des calculs, le système est prévu pour rattraper toute erreur de trop ou moins déclaré et vous indique les éventuels rattrapage à réaliser à chaque nouvelle période. Autrement dit, notre outil gère les débours exactement comme les autres natures de prestation, à la différence que le CA correspondant n'est pas taxé.
  • les statistiques de ventilation du CA par nature vous affiche la part de vos débours dans votre CA.

Enfin, nous en avons profité pour revoir le livre des recettes et le livre des achats, qui sont maintenant regroupés dans le menu "Export" / "Livres comptable". En effet, avec le temps ces livres contenaient de nombreuses informations importantes pour en faire des livres-journaux utiles pour les besoins interne des entreprises, mais totalement inutiles dans le cadre d'une communication à un contrôleur. En séparant ces deux types de fichiers très similaires et pourtant si différents, nous redonnons toute sa simplicité aux livres obligatoires pour les micro-entrepreneurs.

Les webhooks sont disponibles en beta

Nous mettons dorénavant à votre disposition un mécanisme de webhook, qui vous permet de notifier manuellement (depuis la fiche d'un enregistrement) ou automatiquement (à chaque fois qu'un enregistrement change) une adresse web, qui peut alors réagir en effectuant des actions spécifiques. L'un des usages populaires de ce mécanisme de webhook est d'envoyer vos données vers un service tel que IFTTT ou bien Zapier, pour effectuer ensuite des opérations sur d'autres services à partir de ces données (par exemple, transmettre un devis à un outil de signature electronique, ajouter un client dans votre carnet d'adresse Google, déclencher une notification à votre service de logistique, etc). Ce mécanisme simple de notification ouvre la porte à des milliers d'intégrations possibles et donc à une meilleur utilisation de vos données en dehors de notre outil, sans pour autant avoir besoin de compétences en développement.

En standard, vous disposez de 3 webhooks à déclenchement manuel, ce qui vous permet de réaliser des interconnections simples au cas par cas. Pour automatiser la transmission de vos données, vous devez souscrire à l'option GOLD, et vous disposez alors de 20 webhooks automatiques ou manuels.

La gestion des webhooks est disponible dans le menu Paramètres / Webhooks. Vous pouvez depuis cette page définir vos webhooks, et consulter l'historique des notifications envoyées.

Nous considérons cette fonctionnalité comme étant en beta-test, c'est à dire que nous avons intensivement testé cette fonctionnalité, et nous pensons qu'il ne devrait pas y avoir de bug majeur. Mais si vous constatez un problème, n'hésitez pas à nous le remonter au plus vite pour correction.

Envoi de courriel HTML

Dorénavant, lorsque vous configurez votre propre serveur SMTP pour l'envoi de vos documents à vos clients, vous avez la possibilité d'utiliser des tags HTML pour présenter vos messages. Cela peut vous permettre de mettre en valeur certains textes ou bien ajouter des images (signatures) à vos courriels.

Si vous êtes l'un de nos clients historiques, et que vous passez encore par nos serveurs d'envoi, vous pouvez changer et basculer sur votre propre serveur SMTP en allant dans le menu "Paramètres" / "Email".

Nous attirons votre attention sur le fait que cette opération est irréversible, et qu'à terme, nous allons supprimer l'envoi via nos propres serveurs. En effet, depuis 10 ans que nous proposons l'envoi via nos serveurs, nous avons constaté qu'il est très difficile de faire comprendre à certains clients qu'un mail qui se retrouve en spam, cela arrive, que de notre coté, tout est fait techniquement pour limiter ce risque, mais qu'il est impossible de garantir une déliverabilité à 100%. De plus, le fait de passer par nos serveurs implique de nombreuses contraintes (interdiction d'envoyer du HTML, blocage des envois vers des adresses temporairement invalides pour éviter d'être classé comme spammeur, etc). Ces différents problèmes génèrent régulièrement du mécontentement, aussi bien du coté client que de notre coté, et ne permettent pas d'avancer de manière sereine.

Nous avons donc fait le choix de rendre chaque client responsable de ses envois: c'est plus logique, plus simple et plus efficace. Pour le moment les anciens clients continuent de pouvoir utiliser nos serveurs, mais nous vous invitons à basculer sur votre propre fournisseur de messagerie dès à présent, afin d'anticiper la fin de vie programmé de l'envoi au travers de nos serveurs et pour bénéficier de mécanismes d'envoi plus souples.

Authentification à 2 Facteurs

Si vous le souhaitez, vous pouvez dès à présent activer l'authentification à 2 facteurs sur votre compte en cliquant sur l'avatar en haut à droite de votre espace client, rubrique "Sécurité".

L'authentification à 2 facteurs permet une authentification forte puisque en plus de fournir votre mot de passe pour vous connecter à votre compte, vous devez aussi fournir un code unique généré via une application dédiée.

Si vous activez cette sécurité supplémentaire, nous vous recommandons fortement:

  • d'ajouter un numéro de téléphone portable pour disposer d'une méthode d'authentification alternative
  • d'ajouter un compte Google ou Facebook (dans la rubrique Compte), la encore pour disposer d'une méthode d'authentification alternative
  • de sauvegarder de manière sécurisée les codes de secours que notre système vous communique une fois l'authentification à 2 facteurs activée.

En effet, si vous perdez l'accès à votre application d'authentification, vous ne serez plus en mesure de vous connecter à votre compte si vous n'avez pas réaliser au moins l'une des étapes indiquées précédemment.

Indiquer des unités de mesure

Jusqu'à présent, nous vous recommandions d'indiquer vos éventuelles unités de mesure directement dans le libellé de chaque ligne de facturation. Vous pouvez dorénavant indiquer vos unités de mesure directement dans le champ "quantité" de chaque ligne de facturation. L'unité sera ainsi reprise dans la colonne quantité de vos documents PDF. Avec ce mécanisme, vous restez libre de saisir n'importe quelle unité de mesure (limitée à 16 caractères) et vos factures peuvent gagner en lisibilité lorsque les unités changent d'une ligne à l'autre.

Au niveau de l'API, le fonctionnement est un peu différent: vous indiquez directement l'unité voulue dans le champ "measure". Ce champ est dès à présent documenté dans notre API.

Téléchargement de factures en masse

Vous avez dorénavant la possibilité de récupérer une archive au format zip contenant l'ensemble des factures ou des devis d'un mois spécifié, via l'outil disponible dans l'onglet "Exports" / "Factures & Devis". Cet outil peut vous servir à récupérer facilement l'ensemble des documents d'un mois donné. Cet outil est encore en version beta et nous examinons la charge induite sur nos serveurs pour ajuster l'outil et les ressources à mettre en place. N'hésitez pas à nous faire des retours au support si vous constatez des dysfonctionnements.

Veuillez noter que nous ne prévoyons pas actuellement de déployer d'outil pour télécharger une année complète ou bien l'intégralité des données. Pour ces besoins, nous vous invitons à consulter l'article dans notre FAQ qui liste les différentes méthodes de téléchargement en volume à votre disposition pour récupérer vos documents, selon vos besoins.

Droits administrateurs partagés

Lorsque vous disposez d'un abonnement "Entreprise", vous avez dorénavant la possibilité d'autoriser un collaborateur à gérer les paramètres de votre entreprise. Si vous lui donnez le droit "Paramètres", ce collaborateur peut accéder à l'ensemble des rubriques disponibles dans le menu "Paramètres" de l'entreprise, à l'exception des rubriques "Option Gold" et "Administration". Ces deux rubriques restent en effet uniquement accessible à l'administrateur car elles concernent des taches sensibles de gestion du compte (transfert sortant, réinitialisation, modification des passerelles de paiement, etc).

Envoi par un collaborateur

Jusqu'à présent lorsqu'un collaborateur de votre entreprise envoyait un courriel depuis notre plateforme, cet envoi était systématiquement réalisé avec comme adresse de réponse l'adresse de l'entreprise.

Dorénavant, nous permettons que chaque envoi soit réalisé de manière à ce que l'adresse de réponse soit celle du collaborateur. L'adresse de l'émetteur reste celle configurée au niveau de votre serveur SMTP (ou bien celle de notre service si vous passez par notre propre passerelle d'envoi). Cette méthode d'envoi permet donc à vos clients de répondre directement à vos collaborateurs, sans pour autant nécessiter que chaque collaborateur configure ses propres accès SMTP.

Ce fonctionnement est opérationnel à compter de ce jour, et l'administrateur doit activer cette fonctionnalité dans le menu "Bureau" / "Collaborateurs".

Utilisateurs de Stripe, mettez à jour vos paramètres

La directive européenne DSP2 impose entre autre aux plateformes de paiement en ligne de mettre en place une authentification forte du client lors des paiements par CB (i.e. SCA).

De notre coté, nous venons de terminer les modifications nécessaires pour que l'intégration de Stripe utilise les nouvelles librairies intégrant le SCA. Ce changement nécessite quelques modifications de votre coté si vous avez configuré les encaissements via Stripe:

  • Il n'est plus possible d'utiliser une clé API restreinte, ce n'est plus supporté par Stripe. Vous devez donc nous fournir la clé secrète standard de votre compte, que vous trouverez dans votre espace client chez Stripe. A l'avenir, si Stripe remet en place la possibilité d'utiliser une clé restreinte, alors nous ferons le nécessaire pour remettre en place cette fonctionnalité.
  • Même si vous nous aviez transmis votre clé secrète au lieu d'une clé restreinte, vous devez retourner sauver vos paramètres dans la page Paramètres / Option GOLD / Stripe, afin que notre outil mette en place le lien nécessaire avec Stripe pour être notifié de chaque nouvel encaissement (ie Webhook).

Une fois vos paramètres mis à jour, notre système vous indiquera que vos paramètres sont bien compatibles DSP2.

Si vous avez la moindre question sur ce sujet, n'hésitez pas à écrire au support. Nous avons fait des tests extensifs pour assurer une migration la plus facile possible, mais si vous constatez un bug dans notre intégration, contactez nous au plus vite pour que nous examinions le problème.

Envoi de mail via l'API

Auparavant, lorsque vous souhaitiez envoyer à vos clients des devis ou des factures générés via l'API, vous deviez télécharger le document et l'envoyer par vos propres moyens.

Dorénavant, si vous configurez votre propre serveur SMTP (dans l'onglet Paramètres / Email), alors vous avez la possibilité de demander l'envoi des devis ou factures par mail via l'API, ce qui vous permet de faire le suivi de vos envois comme si vous aviez envoyé vos courriels depuis l'interface web du service. La documentation de l'API des devis et des factures a été mise à jour en conséquence.